Zasadność żądania próbek w zamówieniach na dostawę artykułów medycznych

Zakup artykułów medycznych jest jednym z najtrudniejszych typów dostaw z punktu widzenia zamówień publicznych w ramach działalności zakładu opieki zdrowotnej. W postępowaniu tym zakład opieki zdrowotnej zakupuje wiele różnorodnych artykułów, począwszy od pojedynczego wenflona a skończywszy na różnego rodzaju zestawach przydatnych w codziennej opiece nad ludźmi chorymi. Konstruując przedmiot zamówienia na dostawę artykułów medycznych zamawiający nierzadko nie potrafiąc dość szczegółowo opisać przedmiot zamówienia, żąda aby wykonawca wraz z ofertą dostarczył także próbki towarów jakie zaoferował i nie podaje jednocześnie po co mu one są potrzebne. Przeanalizujmy taką sytuację z punktu widzenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Zakup artykułów medycznych jest jednym z najtrudniejszych typów dostaw z punktu widzenia zamówień publicznych w ramach działalności zakładu opieki zdrowotnej. W postępowaniu tym zakład opieki zdrowotnej zakupuje wiele różnorodnych artykułów, począwszy od pojedynczego wenflona a skończywszy na różnego rodzaju zestawach przydatnych w codziennej opiece nad ludźmi chorymi. Konstruując przedmiot zamówienia na dostawę artykułów medycznych zamawiający nierzadko nie potrafiąc dość szczegółowo opisać przedmiot zamówienia, żąda aby wykonawca wraz z ofertą dostarczył także próbki towarów jakie zaoferował i nie podaje jednocześnie po co mu one są potrzebne. Przeanalizujmy taką sytuację z punktu widzenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia na dostawę artykułów medycznych, w tym przypadku szwów, zawiera następujący zapis:

„.......Przedmiotem zamĂłwienia jest dostawa szwĂłw medycznych. Przedmiot zamĂłwienia podzielony został na 11 pakietĂłw. KaĹźdy oferent zobowiązany jest dostarczyć prĂłbki wszystkich zaoferowanych produktĂłw wraz z ofertą....”

To tyle na temat próbek. Nie ma dalej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia ani słowa na temat choćby celu w jakim żądane są te próbki, ewentualnego potwierdzenia zasadności takiego żądania. Oczywiście ustawa Prawo zamówień publicznych, w art. 97, pośrednio dopuszcza żądanie próbek od wykonawców:

Art. 97. 1. Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.
2. Zamawiający zwraca wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożone przez nich plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały.

Jeden z wykonawców zainteresował się w tym przypadku po co zamawiającemu są próbki i w jaki sposób wykorzysta on je w prowadzonym postępowaniu. Ilość asortymentu była dosyć duża i koszty dostarczonych próbek kształtowały się w tysiącach złotych. Wykonawca złożył na tą okoliczność zapytanie w przewidzianym ustawą terminie. Zamawiający odpowiedział, że próbki te są mu potrzebne do dokonania oceny jakości dostarczonego towaru, lecz ani słowem nie wspomniał w jaki sposób będzie dokonywał tej oceny. Dlatego też Wykonawca złożył protest twierdząc, że żądanie dostarczenia próbek bez podania uzasadnienia takiego działania oraz bez podania informacji na temat sposobu oceny jakości stanowi naruszenie zasady równego traktowania Wykonawców oraz narusza przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający protest przyjął i zapis z dokumentów przetargowych usunął.

Należy zauważyć, że za Wykonawcą stoją takie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych jak art. 91 ust.1, art. 7, art. 36 ust 1 pkt 18.

Zamawiający, zgodnie z zapisem w art. 91 ust 1 musi wybrać ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriĂłw oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunkĂłw zamĂłwienia. Kryteria co prawda mogą dotyczyć jakości – zgodnie z zapisem art. 91 ust 2, ale muszą one być one dokładnie określone w specyfikacji istotnych warunkĂłw zamĂłwienia. WymĂłg taki wprowadza art. 36 ust 1 pkt 18, ktĂłry wskazuje, Ĺźe w dokumencie tym zamawiający musi zawrzeć opis kryteriĂłw, ktĂłrymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriĂłw oraz sposobu oceny ofert. Zamawiający w omawianym przypadku nie uczynił tego, poniewaĹź jedynym kryterium opisanym w tym postępowaniu była cena.

Nie wiadomo zatem, w którym momencie zamawiający chciał wykorzystać dostarczone próbki. Przypomnieć należy w tym miejscu, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wyróżnić możemy trzy podstawowe etapy:

1. Ocena spełniania warunkĂłw udziału w postępowaniu (art. 22 – art. 28);

2. Badanie ofert (art. 82 – art. 89);

3. Ocena ofert (art. 90 – art. 91).

Zamawiający na pewno nie mógł wykorzystać próbek na etapie 1, ponieważ badany jest na tym etapie wykonawca, a nie jego oferta (podmiot a nie przedmiot). Wątpliwe jest też aby zamawiający mógł wykorzystać dostarczone próbki na etapie drugim. Bo niby co miał sprawdzać? Czy to co jest napisane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest zgodne z tym co jest napisane na opakowaniu? Można przecież zrobić to na podstawie dokumentów. Nie mógł też wykorzystać próbek na etapie trzecim, ponieważ nie określił jasno i precyzyjnie w jaki sposób będzie badał jakość dostarczonych próbek. Potrzebne by mu do tego było laboratorium, w którym zachować można równe parametry oceny dla wszystkich dostarczonych próbek.

Dlatego też należy zaznaczyć, że żądanie próbek w tego rodzaju postępowaniach jest zbędne z punktu widzenia celu prowadzonego postępowania. Jeśli zamawiający już musi żądać próbek to powinien on bezwzględnie określić również:

1. Po co mu są one potrzebne;

2. Co będzie z nimi robił w trakcie prowadzonego postępowania – opisać kryterium;

3. W jaki sposób zamierza ewentualnie przeprowadzić ocenę dostarczonych materiałów aby zachować zasady prowadzenia postępowania;

4. Określić w jaki sposĂłb będzie płacił za dostarczone prĂłbki – nie moĹźna zmuszać wykonawcy do „darowania” czegoś zamawiającemu.