Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych

Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamĂłwień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”, zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamĂłwieniach. Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie Prezesowi Urzędu ZamĂłwień Publicznych w terminie do dnia 1 marca kaĹźdego roku następującego po roku, ktĂłrego dotyczy sprawozdanie. Zakres sprawozdania określony został w rozporządzeniu Prezesa Rady MinistrĂłw z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamĂłwieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie sprawozdania”. Zamawiający będą sporządzali sprawozdania na podstawie rozporządzenia w sprawie sprawozdania począwszy od sprawozdania za rok 2013, przy czym zaznaczyć naleĹźy, iĹź w sprawozdaniu za rok 2013 zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamĂłwienia udzielone od 1 stycznia 2013 r., w tym takĹźe zamĂłwienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy w zw. z art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp.

ZAKRES PODMIOTOWY DOTYCZĄCY OBOWIĄZKU SPORZĄDZANIA I PRZEKAZYWANIA ROCZNEGO SPRAWOZDANIA
Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, bez względu na tryb udzielenia zamówienia publicznego. Do sporządzenia rocznego sprawozdania zobowiązany jest co do zasady każdy zamawiający, który udzielił w danym roku zamówienia publicznego, w tym również zamawiający, który udzielił zamówień z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp. Powyższy obowiązek nie będzie miał zastosowania w odniesieniu do zamawiających, którzy w roku objętym sprawozdaniem:

• nie udzielili Ĺźadnego zamĂłwienia, tj. nie udzielili zamĂłwienia w oparciu o przepisy ustawy Pzp, oraz nie udzielili zamĂłwienia z wyłączeniem procedur określonych ustawą Pzp,
• udzielili wyłącznie zamĂłwień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa na dostawy i usługi, ktĂłrych wartość jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (arg. z art. 131b w zw. z art. 98 ust 1 ustawy Pzp).

Zamawiający udzielający zamówień sektorowych są obowiązani uwzględnić w sprawozdaniu także informacje dotyczące udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż wartość progów kwotowych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (por. art. 133 ust. 2 ustawy Pzp).

ZAKRES INFORMACJI PRZEKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIU
Rozporządzenie w sprawie sprawozdania zachowuje w większości zakres informacji wymaganych dotychczasowym rozporządzeniem. Zakres ten został rozszerzony w związku z wejściem w życie od dnia 20 lutego 2013 r. przepisów regulujących udzielanie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Nowością w stosunku do dotychczas obowiązującego rozporządzenia jest także rozszerzenie zakresu informacji zawartych w sprawozdaniu o informacje o zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem obowiązku stosowania procedur określonych ustawą Pzp, na podstawie przepisu art. 4 pkt 1-3, 6- i 10-13, art. 136-138. Zakres danych przekazywanych w ramach tych informacji będzie ograniczony wyłącznie do łącznej wartości i liczby zamówień, a w przypadku zamówień poniżej progu, od którego uzależnione jest stosowanie ustawy Pzp (art. 4 pkt 8), tylko do łącznej ich wartości. Nowym rozwiązaniem jest określenie wzoru jednego uniwersalnego załącznika, który będzie wykorzystywany przez wszystkich zamawiających, stosownie do zakresu informacji przekazywanych w sprawozdaniu za dany rok. W załączniku do rozporządzenia, ustalającym wzór rocznego sprawozdania, wprowadza się sześć tabel, określających zakres przekazywanych informacji w następującym podziale:

1. Zamawiający:
2. Nazwa, adres i osoby upowaĹźnione do kontaktĂłw;
3. Rodzaj zamawiającego;
4. Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp;
5. Zamówienia sektorowe o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp;
6. Zamówienia klasyczne i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp;
7. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp;
8. Sposób wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro dla robót budowlanych albo 10.000.000 euro dla dostaw lub usług.

Poszczególne tabele sprawozdania będą wypełniane przez zamawiających stosownie do udzielonych w danym roku zamówień, tj. w przypadku udzielenia w danym roku kalendarzowym zamówień odpowiadających wartością i rodzajem kategoriom zamówień podlegających ujawnieniu w danej części rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.

Forma i wartość umowy w sprawie zamówienia publicznego a obowiązek sprawozdawczy
Zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp zamĂłwieniem publicznym jest odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą, ktĂłrej przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umĂłw (arg. z art. 139 ust. 1 ustawy Pzp). Przyjmuje się, Ĺźe przez umowę odpłatną naleĹźy rozumieć umowę, na mocy ktĂłrej strona dokonująca przysporzenia na rzecz drugiej strony otrzymuje w zamian korzyść majątkową. Biorąc pod uwagę fakt, iĹź odpłatność obejmuje kaĹźdy rodzaj korzyści, ktĂłra przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeĹźeniem, iĹź korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej uznać naleĹźy, iĹź z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iĹź umowa ta ma charakter nieodpłatny. PowyĹźsze dotyczy w szczegĂłlności umĂłw w sprawie zamĂłwienia publicznego, ktĂłrych przedmiotem są usługi bankowe, albowiem specyfiką wykonywania usług bankowych jest ich powiązanie z innymi usługami dokonywanymi na zlecenie zamawiającego (np. dokonywane na zlecenie zamawiającego rozliczenia pieniężne towarzyszące obsłudze kasowej). W konsekwencji, niepobieranie opłat, np. za prowadzenie obsługi kasowej zamawiającego, bank moĹźe rekompensować poprzez pobieranie opłat za dokonywanie rozliczeń finansowych. Dla uznania, w świetle przepisĂłw ustawy Pzp, danego stosunku zobowiązaniowego za zamĂłwienie publiczne nie jest zatem konieczne ustalenie wysokości wynagrodzenia naleĹźnego wykonawcy tytułem wykonania przedmiotu zamĂłwienia na określonym - minimalnym - poziomie. KaĹźda bowiem umowa, w oparciu o ktĂłrą wykonawca za zrealizowaną usługę, dostawę lub robotę budowlaną uzyskuje korzyść majątkową , posiada charakter zamĂłwienia publicznego, takĹźe wĂłwczas, gdy wynagrodzenie wykonawcy wskazane w umowie zostało określone na poziomie 0 zł. Odnosząc się do formy prawnej, w jakiej musi zostać zawarty stosunek zobowiązaniowy w celu uznania go za zamĂłwienie publiczne w rozumieniu ustawy Pzp wskazać naleĹźy, iĹź stosownie do treści art. 139 ust. 2 ustawy Pzp umowa wymaga, pod rygorem niewaĹźności, zachowania formy pisemnej, chyba Ĺźe przepisy odrębne wymagają formy szczegĂłlnej. Tym samym, obowiązkowi sprawozdawczemu podlega kaĹźda umowa w sprawie zamĂłwienia publicznego zawarta z wykonawcą wybranym w wyniku postępowania o udzielenie zamĂłwienia publicznego przeprowadzonego w oparciu o przepisy ustawy Pzp, w formie pisemnej (arg. z art. 139 ust. 2 w zw. z art. 2 pkt 13). WyĹźej opisana zasada pisemności nie będzie miała zastosowania do umĂłw w sprawie zamĂłwienia publicznego, ktĂłrych wykonawca nie został wybrany w oparciu o procedury określone ustawą Pzp, w związku z wyłączeniem obowiązku stosowania przepisĂłw ustawy Pzp na podstawie m.in. art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10-13, art. 136-138 ustawy Pzp. Brak obowiązku stosowania przepisĂłw ustawy Pzp przy udzielenia danego zamĂłwienia oznacza, iĹź zamawiający nie jest związany w szczegĂłlności normą z art. 139 ust. 2 ustawy Pzp, ktĂłra do waĹźności zawieranego stosunku zobowiązaniowego wymaga zachowania formy pisemnej. ZamĂłwieniem publicznym będzie zatem takĹźe umowa ustna, zawarta z podmiotem, do wyboru ktĂłrego zamawiający nie stosował przepisĂłw ustawy Pzp w związku z zajściem ktĂłrejkolwiek z przesłanek z art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10-13, art. 136-138 ustawy Pzp, jeĹźeli przedmiotem tak zawartego stosunku zobowiązaniowego jest usługa, dostawa lub robota budowlana w rozumieniu przepisĂłw ustawy Pzp. Zamawiający podaje w tabelach III - VI całkowitą wartość umĂłw zawartych w roku, ktĂłrego dotyczy sprawozdanie, rĂłwnieĹź w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku zaś umĂłw zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy naleĹźy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamĂłwienia (por. przypis nr 3, ktĂłrego wyjaśnienie znajduje się w załączniku do rozporządzenia w sprawie sprawozdania, pod tabelą VI). Kwoty wartości umĂłw w sprawie zamĂłwienia publicznego, jakie zamawiający musi przyjąć celem prawidłowego wypełnienia tabel III – VI, odnoszą się zatem do wynagrodzenia ustalonego (wskazanego w umowie) w momencie nawiązania danego stosunku zobowiązaniowego. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia, a tym samym zapłata wykonawcy wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamĂłwienia w kwocie innej niĹź początkowo ustalona (takĹźe wĂłwczas, gdy zawarcie i wykonanie umowy w sprawie zamĂłwienia publicznego ma miejsce w tym samym roku, za ktĂłry zamawiający sporządza sprawozdanie), nie ma wpływu na podawaną w sprawozdaniu wartość zamĂłwienia. W odniesieniu zaś do zamĂłwień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp, tj. zamĂłwień, ktĂłre zamawiający zobowiązany jest uwzględnić w tabeli II, podać naleĹźy - w złotych - łączną wartość udzielonych zamĂłwień, bez podatku od towarĂłw i usług. Przy czym, przyjmowana przez zamawiającego wartość udzielonych zamĂłwień zaleĹźeć będzie od formy prawnej zawartej umowy w sprawie zamĂłwienia publicznego. W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, zamawiający przyjmuje wartość danego stosunku zobowiązaniowego na zasadach analogicznych, jakie mają zastosowanie przy wypełnianiu tabel III-VI, tj. wysokość wynagrodzenia bez VAT w wysokości wskazanej w pierwotnej umowie w sprawie zamĂłwienia publicznego. Zawarcie umowy w formie ustnej, skutkować będzie co do zasady przyjmowaniem przez zamawiającego dla celĂłw sprawozdawczych wartości wskazanej w dokumencie wystawianym przez wykonawcę, w ktĂłrym wykonawca określa wysokość naleĹźnego mu wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamĂłwienia, tj. na fakturze, paragonie bądĹş na rachunku. Dodatkowo, wskazać naleĹźy, Ĺźe jeĹźeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamĂłwienia naleĹźy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie. ZamĂłwienie, w ktĂłrym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niĹź jedną umowę, naleĹźy traktować jako jedno zamĂłwienie i na potrzeby określenia wartości umowy naleĹźy zsumować ceny netto (bez podatku od towarĂłw i usług) określone w zawartych umowach częściowych. JeĹźeli w związku z realizacją zamĂłwienia podstawowego udzielono zamĂłwień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza sprawozdania naleĹźy je traktować jako odrębne zamĂłwienia i uwzględnić w sprawozdaniu - analogicznie, jak pozostałe zamĂłwienia. Przy sporządzeniu rocznego sprawozdania zamawiający przyjmuje wartości progĂłw określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Za rok 2013 naleĹźy zastosować wartości progĂłw w tym czasie obowiązujących, tj. wartości podane w rozporządzeniu Prezesa Rady MinistrĂłw z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwot wartości zamĂłwień oraz konkursĂłw, od ktĂłrych jest uzaleĹźniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U. Nr 282, poz. 1649, z późn. zm.). Wartość waluty obcej, w sytuacji określania wynagrodzenia umownego w walucie obcej, określa się według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy w sprawie zamĂłwienia publicznego. Podstawą obliczenia wartości waluty dla prawidłowości sprawozdania z udzielonych zamĂłwień w takim przypadku będzie kurs złotego ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Niezbędne informacje do sporządzenia sprawozdania rocznego o udzielonych zamĂłwieniach publicznych w zakresie zamĂłwień wyłączonych spod obowiązku stosowania przepisĂłw ustawy Pzp, zamawiający będą ustalać w szczegĂłlności na podstawie odpowiednich wykazĂłw i rejestrĂłw wydatkĂłw finansowanych ze środkĂłw publicznych, ktĂłre są obowiązani dokumentować na podstawie odrębnych przepisĂłw.

Tabela I „Zamawiający”
W przypadku zmian organizacyjnych po stronie zamawiającego, skutkujących jego likwidacją, obowiązek sprawozdawczy, o ktĂłrym mowa w art. 98 ustawy Pzp obejmujący zamĂłwienia udzielone przez zlikwidowanego zamawiającego, ciążyć będzie na likwidowanym zamawiającym, bądĹş na podmiocie przejmującym obowiązki sprawozdawcze po zlikwidowanym zamawiającym w związku z połączeniem, przekształceniem lub podzieleniem tego zamawiającego. Zamawiający, w odniesieniu do ktĂłrego przeprowadzono likwidację upadłościową, bądĹş zamawiający, ktĂłry zbył swoje przedsiębiorstwo w rozumieniu art. 55¹ Kc przekazuje, z chwilą zakończenia likwidacji bądĹş zbycia przedsiębiorstwa, sprawozdanie z udzielonych przez niego zamĂłwień w roku, w ktĂłrym zdarzenie to następuje. PowyĹźszemu nie sprzeciwia się treść art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, ktĂłry nakazuje zamawiającemu złoĹźyć sprawozdanie do 1 marca roku następującego po roku, ktĂłrego dotyczy obowiązek sprawozdawczy, albowiem zamawiający moĹźe przekazać Prezesowi Urzędu sprawozdanie takĹźe przed 1 marca roku następnego, w tym takĹźe w szczegĂłlnych sytuacjach w roku, ktĂłrego obowiązek sprawozdawczy dotyczy. W przypadku zaś likwidacji zamawiającego, w związku z jego przejęciem, przekształceniem, połączeniem zamĂłwienia publiczne udzielone przez zlikwidowanego zamawiającego w roku, w ktĂłrym nastąpiły przedmiotowe zdarzenia, powinny być uwzględnione w sprawozdaniu składanym za ten sam rok przez podmiot przejmujący, jako jego zamĂłwienia własne (np. przejęcie 31 lipca 2013 r. przedsiębiorstwa zamawiającego X przez zamawiającego Y, skutkuje obowiązkiem uwzględnienia przez zamawiającego Y w składanym przez niego sprawozdaniu o zamĂłwieniach udzielonych w 2013 r., wszystkich zamĂłwień udzielonych przez zamawiającego X w 2013 r., tj. zamĂłwień udzielonych w okresie od 1 stycznia do 31 lipca 2013 r.). W części drugiej tabeli I zamawiający zobowiązany jest określić swĂłj status, tj. „Rodzaj zamawiającego” w świetle treści art. 3 ust. 1 ustawy Pzp. Przy czym zaznaczyć naleĹźy, iĹź w niektĂłrych sytuacjach zamawiający określać się będzie jako podmiot kwalifikowany z kilku podstaw prawnych. Tytułem przykładu wskazać moĹźna na zamawiającego będącego podmiotem prawa publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp), ktĂłrzy jednocześnie ma charakter zamawiającego z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Zamawiający ten zobowiązany jest określić się w sprawozdaniu zarĂłwno jako podmiot prawa publicznego, jak i zamawiający udzielający zamĂłwień sektorowych, ale jedynie wĂłwczas, jeĹźeli w roku, za ktĂłry sporządzane jest sprawozdanie zamawiający udzielał zamĂłwień tak z art. 3 ust. 1 pkt 3, jak i art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. W powyĹźszej sytuacji zamawiający wypełnia tabele właściwe zarĂłwno dla tzw. zamawiających klasycznych, gdzie uwzględnia wszystkie zamĂłwienia, ktĂłrych udzielił jako zamawiający działający z art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, oraz tabele właściwe dla zamawiających sektorowych, gdzie podaje wszystkie zamĂłwienia, ktĂłre udzielone zostały w związku z prowadzoną przez niego działalnością sektorową, tj. zamĂłwienia udzielone w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Właściwe oznaczenie przez zamawiającego swojego rodzaju, ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego zrealizowania obowiązku sprawozdawczego, albowiem dokonany przez zamawiającego wybĂłr determinuje rodzaj tabeli, jaką zamawiający ma obowiązek wypełnić.
Sposób wypełniania części drugiej tabeli I:

• Jednostki sektora finansĂłw publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 i 938) - zamawiający będący jednostką sektora finansĂłw publicznych moĹźe wybrać tylko jedną z form wymienionych w przedmiotowej części tabeli I. Niewłaściwe jest zatem oznaczenie przez zamawiającego swojego charakteru poprzez jednoczesne zakreślenie dwĂłch pĂłl np. „Administracja rządowa centralna” oraz „Uczelnia publiczna”. W sytuacjach wyjątkowych, gdy zamawiający w sposĂłb jednoznaczny nie jest w stanie stwierdzić swojego przyporządkowania do jednej z grupy podmiotĂłw wymienionych w tej części tabeli I, oznacza się jako „Inny” z jednoczesnym opisowym określeniem swojego charakteru. Zamawiający należący do przedmiotowej kategorii powinni wypełnić kaĹźdą z tabel od II do VI, jeĹźeli udzielili w roku sprawozdawczym zamĂłwień objętych zakresem poszczegĂłlnych tabel, z wyłączeniem zamĂłwień sektorowych z tabeli III i V. Np. zamawiający, ktĂłry nie udzielił Ĺźadnego zamĂłwienia o wartości rĂłwnej lub większej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, nie wypełnia za dany rok sprawozdawczy tylko tabeli III i V. Zamawiający, ktĂłry w roku sprawozdawczym udzielał zamĂłwień poniĹźej progu stosowania ustawy Pzp określonego art. 4 pkt 8 ustawy Pzp oraz zamĂłwień klasycznych i obronnych o wartościach rĂłwnych lub wyĹźszych od progĂłw unijnych, wypełnia tabelę II, gdzie wskazuje zamĂłwienia o wartości poniĹźej progu określonego art. 4 pkt 8 ustawy Pzp oraz dwukrotnie wypełnia tabelę V, jeden raz w zakresie zamĂłwień klasycznych, a drugi raz dla zamĂłwień w dziedzinie bezpieczeństwa i obronności;
• Inna, niĹź jednostka sektora finansĂłw publicznych, państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – zamawiający wypełnia tabele II - VI na zasadach analogicznych, jak ma to miejsce w odniesieniu do zamawiających będących jednostką sektora finansĂłw publicznych;
• Podmiot prawa publicznego, o ktĂłrym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 ustaw Pzp –zamawiający będący podmiotem prawa publicznego moĹźe udzielać zamĂłwień zarĂłwno jako zamawiający kwalifikowany z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp lub art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. Tym samym, podmiot prawa publicznego moĹźe się jednocześnie oznaczyć w polu „Zamawiający udzielający zamĂłwień sektorowych”, oraz w polu „Koncesjonariusze koncesji na roboty budowlane, o ktĂłrych mowa w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp”. Przy czym, rĂłwnoległe zaznaczenie kilku pĂłl uzasadnione będzie wyłącznie wĂłwczas, gdy zamawiający kwalifikując się jako zamawiający na podstawie z art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp oraz z art. 3 ust. 1 pkt 4 lub z art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, udzielał w roku, za ktĂłry sporządzane jest sprawozdanie, zamĂłwień działając jako zamawiający z art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp oraz jako zamawiający z art. 3 ust. 1 pkt 4 lub 7 ustawy Pzp. W przypadku zaznaczenia w części drugiej tabeli I więcej niĹź jednego pola, zamawiający wypełnia jedynie te tabele, ktĂłrych zakres odpowiada wartości i rodzajowi udzielonych przez niego zamĂłwień (zamĂłwienia klasyczne, sektorowe i w dziedzinie bezpieczeństwa i obronności) w danych roku sprawozdawczym, na analogicznych zasadach jak zamawiający będący jednostką sektora finansĂłw publicznych. Określenie się przez zamawiającego jako podmiotu prawa publicznego uniemoĹźliwia jednocześnie zaznaczenie opcji „Zamawiający udzielający zamĂłwień ze środkĂłw publicznych lub finansowych przez określone podmioty, o ktĂłrym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp”. PowyĹźsze wynika z faktu, iĹź podmiot prawa publicznego udzielający zamĂłwienia spełniającego kryteria wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, uwzględnia to zamĂłwienie w tabeli V, jako jedno z zamĂłwień o wartości rĂłwnej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Problematyka dotycząca kwalifikacji danego podmiotu, jako zamawiającego z art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp została obszernie omĂłwiona w opiniach prawnych Urzędu ZamĂłwień Publicznych pn. „Instytucje prawa publicznego” oraz „Obowiązek stosowania przepisĂłw ustawy – Prawo zamĂłwień publicznych przez instytuty badawcze (dawniej jednostki badawczo – rozwojowe)”;
• Zamawiający udzielający zamĂłwień sektorowych – w obrębie przedmiotowej opcji zamawiający dokonuje wyboru tych punktĂłw, ktĂłre odpowiadają zakresowi prowadzonej przez niego działalności, co oznacza moĹźliwość wybrania więcej niĹź jednego pola. Zamawiający sektorowy moĹźe się rĂłwnocześnie określić jako podmiot prawa publicznego albo „Zamawiający udzielający zamĂłwień ze środkĂłw publicznych lub finansowych przez określone podmioty, o ktĂłrym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp”, oraz jako „Koncesjonariusz koncesji na roboty budowlane, o ktĂłrych mowa w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp”. W przypadku udzielania zamĂłwień w danym roku sprawozdawczym, zarĂłwno jako zamawiający sektorowy oraz jako zamawiający kwalifikowany z innej podstawy prawnej, tj. art. 3 ust. 1 pkt 7 lub art. 3 ust. 1 pkt 3 albo 5 ustawy Pzp, zamawiający zobowiązany jest, jak zostało to wyjaśnione w części opinii dotyczącej podmiotĂłw prawa publicznego, wypełnić poszczegĂłlne tabele z uwzględnieniem wartości i rodzaju udzielanych zamĂłwień oraz podstawy prawnej zakwalifikowania jako zamawiający. Określenie się przez zamawiającego jako podmiot prawa publicznego wyłącza zasadność zaliczenia się takĹźe do zamawiających z art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Jak to zostało wyĹźej wyjaśnione, podmiot prawa publicznego udzielający zamĂłwienia spełniającego przesłanki z art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, uwzględnia to zamĂłwienie odpowiednio w tabeli V;
• Zamawiający, będący podmiotem prawa publicznego, ktĂłry udzielał zamĂłwień spełniających kryteria wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp – powyĹźszy punkt dotyczy tych podmiotĂłw, ktĂłre posiadają status zamawiającego w związku z cechami szczegĂłlnymi udzielanego przez nich przedmiotu zamĂłwienia, nie zaś z uwagi na określone walory podmiotowe. Tym samym, przedmiotową opcję, co do zasady, zaznaczają te podmioty, ktĂłre nie są zamawiającymi kwalifikowanymi z innych niĹź art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, przepisĂłw art. 3 ust. 1 ustawy Pzp. Niemniej jednak, powyĹźszą opcję mogą jednocześnie zaznaczać zamawiający sektorowi, ktĂłrzy oprĂłcz zamĂłwień związanych z prowadzoną przez nich dzielnością sektorową udzielili w roku objętym sprawozdaniem takĹźe zamĂłwień posiadających cechy zamĂłwienia z art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, przy czym zamĂłwienia te nie zostały udzielone w związku z prowadzoną przez nich działalnością sektorową;
• Koncesjonariusz koncesji na roboty budowlane, o ktĂłrym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp – dotyczy podmiotĂłw, ktĂłre posiadając status koncesjonariusza koncesji na roboty budowlane, w myśl przepisĂłw ustawy z dnia 9 stycznia 2009 r. o koncesji na roboty budowlane lub usługi, udziela zamĂłwień publicznych w związku z realizacją przyznanej mu koncesji. Zamawiający ten moĹźe rĂłwnolegle oznaczyć się jako podmiot prawa publicznego lub jako zamawiający sektorowy. Jednoczesne oznaczenie róşnych kwalifikacji prawnych powoduje, iĹź zamawiający dokonuje odpowiedniego wypełnienia poszczegĂłlnych tabel w sposĂłb wcześniej wskazany;
• Inny zamawiający – opcja ta ma charakter szczegĂłlny; będzie miała zastosowanie jedynie wĂłwczas, gdy zamawiający nie jest w stanie w sposĂłb jednoznaczny stwierdzić, do ktĂłrej z grup podmiotĂłw wymienionych w części drugiej tabeli I się zalicza.

Tabela II – „ZamĂłwienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp”
W tabeli II zamawiający podają dane dotyczące zamĂłwień udzielonych z wyłączeniem stosowania procedur przewidzianych przepisami ustawy Pzp. W przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamĂłwienia – zamawiający podają jedynie łączną wartość udzielonych zamĂłwień, a w przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niĹź wartość zamĂłwienia – podają takĹźe liczbę udzielonych zamĂłwień. Podając łączną wartość zamĂłwień udzielonych bez stosowania przepisĂłw ustawy Pzp w związku z treścią art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia kaĹźdą umowę zawartą w formie pisemnej lub ustnej, ktĂłrej przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisĂłw ustawy Pzp, za realizację ktĂłrej wykonawca otrzyma wynagrodzenie większe niĹź 0 zł, lecz nie przekraczające rĂłwnowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.
W części odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w związku z zastosowaniem wyłączenia z treści w art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia wyłącznie te zamówienia (bez względu na formę prawną zawartej umowy), których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. Innymi słowy, jeżeli zamawiający udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp powołując się przy tym na jedną z przesłanek określonych art. 4 pkt 1-3,6,7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający nie uwzględnia przedmiotowego zamówienia w tabeli II w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia. W powyższej sytuacji zamówienie to powinno zostać włączone do tabeli II w części odnoszącej się do wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia. Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp nie obejmuje, w zakresie tabeli II, informacji o udzielonych zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa na dostawy i usługi, których wartość była mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Rozszerzenie zakresu informacji przekazywanych przez zamawiających w rocznych sprawozdaniach o informacje o zamówieniach udzielonych z wyłączeniem procedur ustawy Pzp umożliwi ustalenie pełnej skali udzielanych i realizowanych zamówień oraz ocenę prawidłowości funkcjonowania całego systemu zamówień oraz skali stosowania przez zamawiających ustawowych wyłączeń. Niezbędne informacje do sporządzenia sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach publicznych w zakresie zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp, zamawiający ustalają w szczególności na podstawie odpowiednich wykazów i rejestrów wydatków finansowanych ze środków publicznych, które są obowiązani dokumentować na podstawie odrębnych przepisów.

Tabela III – „ZamĂłwienia sektorowe o wartości przekraczającej wyraĹźoną w złotych rĂłwnowartość kwoty, o ktĂłrej mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”
Zamawiający sektorowi będą zobowiązani podać wartość zawartych umów, w zakresie przedmiotu ich działalności z uwzględnieniem podziału na roboty budowalne, dostawy i usługi. Zamawiający, analogicznie jak dotychczas, będzie podawał dane dotyczące wartości udzielonych zamówień bez podatku od towarów i usług, według ich rodzaju, z podziałem na przedmiot działalności zamawiającego.

Tabela IV – „ZamĂłwienia klasyczne i zamĂłwienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości przekraczającej wyraĹźoną w złotych rĂłwnowartość kwoty, o ktĂłrej mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”
Z uwagi na treść art. 131b w zw. z art. 98 ust. 4 ustawy Pzp, zamawiający nie uwzględniają w tabeli IV zamówień na dostawy i usługi w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość była mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczości w części odnoszącej się do zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, dotyczy wyłącznie tych zamówień, których przedmiotem były roboty budowlane. Od zamawiających wymagane jest podanie informacji o liczbie postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej oraz wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy ramowej. Analogicznie jak w odniesieniu do tabeli II zamawiający podaje całkowitą wartość umów (bez podatku od towarów i usług) zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku zaś umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia. Przy umowach ramowych podać należy natomiast wartość umowy ramowej bez uwzględniania wartości zamówień udzielonych na jej podstawie. Oznacza to, iż co do zasady wartość podawana przez zamawiającego będzie tożsama z szacunkową wartością umowy ramowej.

Tabela V – „ZamĂłwienia o wartości rĂłwnej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”
Tabela V będzie wypełniana przez zamawiających oddzielnie dla poszczególnych rodzajów zamówień: klasycznych, sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Zamawiający będzie podawał informacje dotyczące:

• numeru ogłoszenia (lub ogłoszeń) o udzieleniu zamĂłwienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
• rodzaju zamĂłwienia, przedmiotu zamĂłwienia (ze wskazaniem kodĂłw określonych we WspĂłlnym Słowniku ZamĂłwień);
• kategorii usług (poprzez wskazanie numeru kategorii usług od 1 do 27 zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 2a i art. 2b ustawy Pzp);
• wskazania trybu udzielenia zamĂłwienia albo zawarcia umowy ramowej;
• uzasadnienia zastosowania trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia lub zamĂłwienia z wolnej ręki (analogicznie jak zostało to wskazane w ogłoszeniu o udzieleniu zamĂłwienia);
• kraju pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawcĂłw (ze wskazaniem dwuliterowego kodu państwa, zgodnie z normą PN-EN ISO 3166-1:2008P);
• wartości zawartych umĂłw bez podatku od towarĂłw i usług w złotych.

Tabela VI – „SposĂłb wykonania zamĂłwień, ktĂłrych wartość jest rĂłwna lub przekracza wyraĹźoną w złotych rĂłwnowartość kwoty 20.000.000 euro dla robĂłt budowlanych albo 10.000.000 euro dla dostaw lub usług”
Zamawiający w tabeli VI będzie zobowiązany do podania informacji w zakresie liczby i wartości udzielonych zamĂłwień dodatkowych, liczby zmian umowy o zamĂłwienie publiczne, zgodności realizacji zamĂłwienia publicznego z postanowieniami umowy, a takĹźe informacji związanych z udziałem w realizacji zamĂłwienia podwykonawcĂłw, ich liczby oraz wartości ewentualnej zapłaty wynagrodzenia bezpośrednio podwykonawcom. Przy czym, informacje w zakresie angaĹźowania podwykonawcĂłw w realizację umowy w sprawie zamĂłwienia publicznego, zamawiający uwzględniać będą dopiero począwszy od sprawozdania za rok 2014. Na potrzeby wypełniania tabeli VI zamawiający zobowiązany jest podać, stosownie do wyjaśnienia zawartego w przypisie 10, sposĂłb wykonania zamĂłwienia w roku, ktĂłrego dotyczy sprawozdanie, rĂłwnieĹź w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w tym roku w całości wykonana. Z powyĹźszego wynika, iĹź zamĂłwienia publiczne, ktĂłrych termin wykonania przypada na inny rok niĹź rok udzielenia zamĂłwienia, zamawiający zawsze wskazuje w sprawozdaniu za rok, w ktĂłrym umowa przestała wiązać. W odniesieniu zaś do sprawozdań sporządzanych za lata, w ktĂłrych dana umowa jest jeszcze w trakcie realizacji, zamawiający uwzględnia tę umowę w sprawozdaniach tylko za te lata, w ktĂłrych nastąpiło jakiekolwiek ze zdarzeń wskazanych w tabeli VI, tj. za rok, w ktĂłrym udzielono zamĂłwienia dodatkowego lub zmieniono postanowienia umowne lub do wykonania zamĂłwienia zaangaĹźowano podwykonawcĂłw. I tak, umowę w sprawie zamĂłwienia publicznego zawartą na lata np. 2013 – 2016, gdy w 2013 udzielono zamĂłwienia dodatkowego, zaś w 2014 zmieniono postanowienia umowne, zamawiający umieszcza w sprawozdaniu za rok 2016 (bądĹş wcześniej, jeĹźeli ktĂłrakolwiek z jej stron wypowie, rozwiąże lub odstąpi w tym czasie od umowy) oraz w sprawozdaniach za 2013 i 2014. Zamawiający podając wartość zawartej umowy, stosuje ogĂłlne zasady – na potrzeby wypełnienia sprawozdania o udzielonych zamĂłwieniach - ktĂłre zostały wyjaśnione wyĹźej w pierwszej części punktu III. Z tym, Ĺźe przy umowach zawartych na okres kilku lat, zamawiający podaje w kaĹźdym ewentualnym sprawozdaniu sporządzonym za rok, w ktĂłrym dany stosunek zobowiązaniowy trwa, pierwotnie przyjętą wartość umowy, tj. wartość umowy podaną w sprawozdaniu będącym pierwszym sprawozdaniem obejmującym przedmiotową umowę, bez względu na ewentualne późniejsze zmiany tej wartości w kolejnych latach trwania umowy (np. w sprawozdaniu za rok 2013 podana przez zamawiającego wartość umowy zawartej na okres 2013 – 2016 wynosiła 135 000 000 zł, zatem w sprawozdaniach sporządzonych za lata 2014, 2015 i 2016 zamawiający podaje, w odniesieniu do przedmiotowego stosunku zobowiązaniowego, wartość 135 000 000 zł takĹźe wĂłwczas, gdy wartość ta w trakcie realizacji zamĂłwienia uległa zmianie np. w skutek zmniejszenia w 2014 r. zakresu przedmiotu zamĂłwienia, w wyniku czego rzeczywista wartość zamĂłwienia wyniosła 125 000 000 zł). W części tabeli VI dotyczącej zmian postanowień umowy, zamawiający podają liczbę zmian zawartej umowy, przez co naleĹźy rozumieć ilość aneksĂłw zmieniających umowę, nie zaś liczbę poszczegĂłlnych postanowień umowy w sprawie zamĂłwienia publicznego zmienionych w drodze zawarcia aneksu/aneksĂłw. W zakresie obowiązku sprawozdawczości w części dotyczącej podania informacji czy zamĂłwienie zostało zrealizowane zgodnie z postanowieniami umowy, przez brak realizacji zamĂłwienia zgodnie z postanowieniami umowy naleĹźy rozumieć wyłącznie: wypowiedzenie, rozwiązanie lub odstąpienie od umowy w sprawie zamĂłwienia publicznego. Uznanie przez zamawiającego, iĹź wykonawca nie zrealizował lub nienaleĹźycie zrealizował zamĂłwienie dla celĂłw obowiązku sprawozdawczego następuje wĂłwczas, gdy stwierdzeniu tej okoliczności towarzyszyło wypowiedzenie, rozwiązanie lub odstąpienie od umowy. JeĹźeli umowa nie została wypowiedziana, rozwiązana lub nie doszło do odstąpienia od umowy, zamawiający wypełniając obowiązek sprawozdawczy nie wykazuje zamĂłwienia zrealizowanego niezgodnie z postanowieniami umowy, takĹźe wĂłwczas, gdy spĂłr w przedmiocie realizacji zamĂłwienia publicznego został przekazany do rozstrzygnięcia wskazanemu przez strony w umowie podmiotowi, w tym rĂłwnieĹź sądowi powszechnemu.

PRZEKAZYWANIE SPRAWOZDAŃ PRZEZ ZAMAWIAJĄCYCH W SZCZEGÓLNYCH PRZYPADKACH PRZEWIDZIANYCH USTAWĄ
Zamawiający i jego jednostki organizacyjne udzielające zamówień publicznych na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp
Zamawiający o złożonej strukturze wewnętrznej (na którą składają się wyodrębnione organizacyjnie jednostki, dysponujące samodzielnością finansową i udzielające samodzielnie zamówień na swoje potrzeby, ale nie będące zamawiającymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp np. wydziały uczelni wyższej), składają roczne sprawozdanie, które obejmuje również informacje o zamówieniach udzielonych przez ich jednostki organizacyjne. Tym samym, fakt samodzielnego szacowania wartości i udzielania zamówień na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp przez wyodrębnione jednostki organizacyjne zamawiającego, nie może być uznany za uzasadnienie dla składania przez te jednostki odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach. Z odmienną sytuacją będziemy mieli do czynienia w przypadku ustalania obowiązku sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego albo Skarbu Państwa posiadające status samodzielnych zamawiających w świetle przepisu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności szkoły, miejskie ośrodki pomocy społecznej czy inne jednostki budżetowe. Każda z tych jednostek jest zobowiązana bowiem, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień. Tego rodzaju zamawiający nie uwzględniają w sporządzanym rocznym sprawozdaniu zamówień, których udzielają nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnicy innych zamawiających, stosownie do treści art. 15 ust. 2 ustawy Pzp.

Powierzenie przygotowania i przeprowadzenia oraz udzielenia zamĂłwienia
W przypadku, gdy zamawiający, na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy Pzp powierza przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, a także udzielenie zamówienia, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej jako pełnomocnikowi (por. art. 15 ust. 3 ustawy Pzp), nie traci on na skutek tej czynności statusu zamawiającego, który udziela zamówienia. W ww. okolicznościach, zamawiający, a nie pełnomocnik, sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w imieniu tego zamawiającego przez podmiot trzeci, bądź jego własną jednostkę organizacyjną. Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w sytuacji, gdy przeprowadzenie postępowania na zamówienie udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z nich, a w następstwie tego postępowania, każdy z zamawiających zawiera odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia. Obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa indywidualnie na każdym z zamawiających, w których imieniu postępowanie zostało przeprowadzone. Z drugiej strony, pełnomocnik, który posiada status samodzielnego zamawiającego, nie uwzględnia w przygotowywanym przez siebie sprawozdaniu informacji o zamówieniach, których udzielił w imieniu i na rzecz innego zamawiającego, na podstawie udzielonego przez innego zamawiającego pełnomocnictwa.

Powierzenie udzielania zamówień centralnemu zamawiającemu
Szczególną sytuację dotyczącą powierzenia przygotowania i przeprowadzania postępowania, a także udzielenia zamówienia, przewiduje przepis art. 15a ustawy Pzp wprowadzający instytucję centralnego zamawiającego. Zgodnie z tym przepisem centralny zamawiający może przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia, udzielać zamówień lub zawierać umowy ramowe na potrzeby zamawiających z administracji rządowej, jeżeli zamówienie jest związane z działalnością więcej niż jednego zamawiającego. Stosownie do § 1 ust. 1 zarządzenia Nr 16 Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 marca 2011 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na potrzeby jednostek administracji rządowej Centrum Usług Wspólnych, instytucja gospodarki budżetowej, utworzona zarządzeniem nr 16 Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 października 2010 roku, została centralnym zamawiającym właściwym do realizacji zamówień centralnych obejmujących:

• przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamĂłwień publicznych,
• udzielanie zamĂłwień publicznych,
• zawieranie umĂłw ramowych
  Natomiast, zgodnie z § 1 ust. 2 przywołanego wyżej zarządzenia, Centrum Usług Wspólnych, wykonuje czynności w zakresie realizacji zamówień centralnych w imieniu i na rzecz zamawiających, bez konieczności podpisywania porozumień lub udzielania pełnomocnictw. Zgodnie z § 3 zarządzenia zamawiający są zobowiązani do nabywania dostaw i usług określonych w § 4 zarządzenia od Centrum, od wykonawców wybranych przez Centrum oraz do udzielania zamówień w zakresie tych dostaw i usług na podstawie umów ramowych zawartych przez Centrum. Takie uregulowanie ma swoje źródło w ustawie Pzp, tosownie bowiem do treści art. 4 pkt 11, ustawy nie stosuje się do nabywania dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego. Ww. przepisy wskazują, iż w przypadkach, gdy przeprowadzającym postępowanie i udzielającym zamówień wykonawcom na rzecz jednostek administracji rządowej lub innych zamawiających, którzy na podstawie art. 15a ust. 3 ustawy Pzp, powierzyli centralnemu zamawiającemu przeprowadzanie postępowań i udzielanie zamówień, jest zamawiający centralny, w szczególności Centrum Usług Wspólnych, to wyłącznie na nim spoczywa ciężar przekazania sprawozdania o udzielonych zamówieniach, a także o zawartych umowach ramowych, na podstawie których zamawiający udzielają zamówień centralnemu zamawiającemu bądź wykonawcom wybranym przez centralnego zamawiającego. Tym samym, zamawiający, na rzecz których powyższe zamówienia są udzielane, nie ujmują w swoich sprawozdaniach rocznych przekazywanych Prezesowi Urzędu zamówień udzielanych centralnemu zamawiającemu lub wykonawcom wybranym przez centralnego zamawiającego. Podobnie, nie są w tych sprawozdaniach ujmowane zamówienia udzielane przez poszczególnych zamawiających na podstawie umów ramowych zawieranych na ich rzecz przez centralnego zamawiającego, ponieważ informacja o wartości umów ramowych stanowiących podstawę udzielania zamówień przekazuje Prezesowi Urzędu zamawiający centralny.
  Wspólne udzielanie zamówień przez kilku zamawiających
  Jeżeli zamawiający decydują się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia, wyznaczają spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz (por. art. 16 ust. 1 ustawy Pzp). Zamawiający, który z upoważnienia podmiotów wspólnie udzielających zamówienia przeprowadza postępowanie i udziela zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz działa w tym zakresie jedynie jako pełnomocnik (por. art. 16 ust. 5 ustawy Pzp). W przedstawionych okolicznościach obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających udzielających wspólnego zamówienia. Jeżeli jednak określony zamawiający jest upoważniony nie do zawarcia umowy, ale tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz innych zamawiających w sytuacji, gdy przedmiotem postępowania są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane w częściach), a na skutek przeprowadzonego postępowania umowy częściowe zawierane są indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, na rzecz których działał zamawiający, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.
  Udzielanie zamówień przez zamawiających z grup kapitałowych
  Zasadniczo w przypadku grup kapitałowych skupiających samodzielnych w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy zamawiających, kaĹźdy z nich sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie o udzielonych zamĂłwieniach. W sytuacji więc, gdy spółki cĂłrki udzielają zamĂłwień jako samodzielni zamawiający, fakt pozostawania przez nich w grupie kapitałowej i podlegania spółce matce pozostaje bez znaczenia przy składaniu sprawozdań rocznych, gdyĹź kaĹźdy z tych podmiotĂłw jest zobowiązany jako zamawiający do składania własnego sprawozdania. W konsekwencji, nie jest zgodna z prawem praktyka składania sprawozdania o udzielonych zamĂłwieniach w ramach grupy kapitałowej wyłącznie przez jednego zamawiającego – spółkę matkę, w ktĂłrym uwzględnione byłyby rĂłwnieĹź zamĂłwienia udzielone przez posiadające status zamawiających spółki - cĂłrki. W takiej bowiem sytuacji zarĂłwno zamawiający spółka – matka, jak i samodzielnie udzielające zamĂłwień i posiadające status zamawiających w rozumieniu ustawy Pzp spółki-cĂłrki (nawet, gdy są one finansowo zaleĹźne od spółki-matki) mają obowiązek informowania o udzielanych zamĂłwieniach w odrębnych sprawozdaniach, ktĂłrych obowiązek przekazania Prezesowi Urzędu ustanawia przepis art. 98 ust. 1 ustawy Pzp. W odniesieniu do grup kapitałowych, w strukturze ktĂłrych funkcjonuje zamawiający- spółka matka i posiadające rĂłwnieĹź status zamawiających – spółki cĂłrki, zastosowanie znajdą rĂłwnieĹź zasady określone w art. 16 ust. 1 ustawy Pzp w przypadku, gdy podmioty te wspĂłlnie prowadzą postępowanie i udzielają zamĂłwienia w oparciu o dyspozycję tego przepisu. JeĹźeli zamawiającym wyznaczonym do przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy w imieniu i na rzecz innych zamawiających z grupy jest spółka matka, tylko ten podmiot składa w sprawozdaniu rocznym informację o udzielonym zamĂłwieniu. JeĹźeli jednak spółka-matka jest upowaĹźniona wyłącznie do wspĂłlnego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamĂłwienia publicznego w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz spółek-cĂłrek, a przedmiotem zamĂłwienia są świadczenia podzielne (zamĂłwienie udzielane z dopuszczeniem ofert częściowych) oraz w następstwie przeprowadzonego postępowania, umowy (na podstawie wybrania ofert częściowych) są zawierane indywidualnie przez poszczegĂłlnych zamawiających (zarĂłwno spółkę-matkę, jaki i spółki-cĂłrki, na rzecz ktĂłrych postępowanie przeprowadziła spółka-matka), obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w ten sposĂłb zamĂłwień spoczywa odrębnie na kaĹźdym z zamawiających, ktĂłry zawarł umowę.
  
  FORMA PRZEKAZYWANIA SPRAWOZDANIA ROCZNEGO
  
• wypełnić elektroniczny formularz na stronie portalu UZP (w celu przekazania sprawozdania trzeba mieć takie same uprawnienia, jak do przesyłania ogłoszeń do BZP, wszystkie dotychczas przyznane zamawiającym loginy/hasła do BZP zachowują swoją waĹźność);
• wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) przez stronę portalu UZP.

Przepisy rozporządzenia nie przewidują obowiązku wysyłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą, czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną. Wprowadzenie drogi elektronicznej jako sposobu przekazywania sprawozdań wynika przede wszystkim z potrzeby przyspieszenia i usprawnienia przetwarzania zawartych w nich danych. System elektroniczny pozwala ponadto na ujednolicenie danych oraz wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Przyczynia się on również do zwiększenia możliwości weryfikacji danych oraz poprawy jakości przeprowadzanych na podstawie sprawozdań analiz. Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w formularzu sprawozdania numeru referencyjnego i daty, wygenerowanych przez system UZP. Opinia pochodzi ze strony www.uzp.gov.pl